Şantiye yönetimi ve daha sonra proje yönetimi ile ilgili birçok kitap okuduğumdan şantiye nasıl kurulur gibi sorulara kitabi olarak çok güzel anlatım ile cevap verebilirim. Fakat şantiye kurulumundan yani sahada nasıl kurulduğundan çok proje kurulum yani proje başlangıcında nasıl hareket etmeli belki de bunlardan bahsetmek şimdiye kadar okuduğum ‘şantiyecilik’ kitaplarından daha faydalı olacaktır.

Çalışan olarak seçme şansımız pek olmamakla beraber en makbulü bir projeye daha en başından başlamaktır. En başından başlamaktan kastım daha proje çizilmesi safhasında bulunmak ve mal sahibinin aslında ne istediğini anlamak en önemlisidir. Proje yöneticisi olarak teklif aşamasında projeye dahil olmak da teklif içerisine yazılı olmayan ne dahil olmuş ve hangi toplantının sonucu olarak bazı birim fiyatlar veya toplam bedel bu noktaya varmış bunları bilmek de çok önemli bilgilerdir. Mal sahibi ile yapılan toplantıda fiyat kırma ve proje içine sokulan bazı ilaveler bu safhada konuşulur ve müteahhit ile mal sahibi arasında pazarlık sonucu tespit edilir ve nihayetinde sözleşmeye girer. Bunlar müteahhit şirket ile mal sahibi arsında ikili ilişkilerin tarzı ile birebir alakalıdır. Yani mal sahibi eğer müteahhit şirkete nazı geçiyorsa yazılı ya da sözlü birçok sözleşme dışı imalat yaptırtabilir. Bu noktada ise proje yöneticisi olarak neyin yazılı ve projenin gidişatına etkisi olmayacak şekilde uygulanması gerektiği tam ve paydaşları kırmadan tespit ve aksiyon yoluna gitmek gerekecektir. Yoksa fazla prensipli ve yazılı davranmak bazen şirket-mal sahibi arasındaki ikili ilişkilere zarar verip sizi ister istemez patronun karşısına atabilir. Bu da mevkiinize ve işinize zarar verebilir. Bu detayda bazı şeyler off-record olur ve böyle uygulanır.

Genel olarak teklifler 3 ana alan üzerine hazırlanır ve sunulur. Bunlar teknik, idari ve mali bölümlerdir. Teknik bölümde birim fiyatlar ve teknik şartnameler ile işin programı da yer alır. İdari kısmında ise proje organizasyonu ve ekip ile ilgili olması gereken şartlar ile paydaşlar, karşılıklı olarak birbirlerini bu bölümde beyan ederler. Mali kısım ise sözleşmedeki teminat, sözleşme bedeli hesapları ve bunlar için gerekli olan nakit, banka teminatı veya hazine garantisi gibi belgelerdir. Bu sınıflandırma da diğer konulardaki detaylar gibi ISO standardı ve uluslararası sözleşme prensipleri (FIDIC) gibi standartlara veya kabullere göre şekillendirilir ve kurgulanır. Sözleşmede bulunan bedelin olduğu keşif bedeli hangi birim fiyatlar ve hangi proje kullanıldıysa bunlar da açıkça sözleşmede belirtilmeli ve sonradan çıkacak sorunlarda atıf yapılacak bir başlatma belgesi gibi kullanılmalıdır. Başlatma belgesi değiştirilemez fakat proje yönetim planı kümülatif olarak sürekli değiştirilebilmektedir. Proje sözleşmesi aşamasında keşif bedeli için yapılan hesaplar kullanılarak revize metrajlar ve birim fiyatlara göre uygulama iş programı hazırlanmalıdır. Bu iş programı keşifteki metrajlara göre adam saatler baz alınarak hesaplanmalı ve buna göre realist bir iş programı üzerinde her zaman çalışılacak hale getirilirse proje yönetimi de bu iş programı üzerinden yapılabilir. İş programındaki her iş paketi için başlangıç ve bitiş tarihleri bize satın alma programı da hazırlattırarak bunu da genel iş programı ile eş güdümlü takibi ve uygulaması yapılır. Bu genel iş programı nakit akışı tablosunu da verdiğinden gelir gider takvimini de belirleyecek ve mali olarak da bir yol haritası ortaya çıkartacaktır. Mümkünse bu genel iş programı proje yönetimi için gerekli tüm bilgileri barındırabileceğinden daha kapsamlı ve alt menülü hazırlanmalı böylece daha rahat ve nizami rapor verebilmek kolay hale getirilmelidir. İş programında ne kadar fazla detay varsa o kadar proje yönetimi detaylarına cevap verebilirlik artar.

Proje başında keşif bedeli hariç hazırlanması gereken belgeler; keşif bedelindeki metraj değerlerine bağlı iş programı, iş programındaki zamana bağlı (adam-saat değerleri) çalışacak işçi, formen ve şef sayısı, bu şeflerin ISO standartlarına uyumlu olarak istenilen özellikleri ve iş başında imzalayacakları görev tanım belgeleri, çalışanların bütününü kapsayan genel giriş ve ISG şartları olan süreç belgeleri ile giriş bilgilendirmesi belgeleri, her bir iş kalemi için ayrı olarak ve sadece o işi ilgilendiren Risk raporu, her iş için izlenmesi gereken süreç olarak İş Kırılım Yapısı belirlenmesi ve bunların pratik yazılı hale getirilerek iş bitimine kadar uygulanır olmasını sağlanması, günlük, haftalık ve aylık şantiye raporlarının hazırlanması ve yayınlanması, izin, iş başlangıç izni, çalışma izni vb. günlük kullanılacak olan belgelerin hazırlanması, risk raporu (bu belge sigorta şirketi tarafından hazırlanan bir All risk poliçesi ve yurt dışı projeleri için bazen özel sağlık sigortası), organizasyon şeması ve bunların yayınlanmasıdır. Bunlar gibi birçok belge eğer şirkette önceki şantiyelerden kalan varsa (organizasyonel süreç varlıkları) bunlar işin başında proje yöneticisinin işini çok rahatlatacaktır. Bu da şirket evvelden beri ISO 9001 standardıyla çalışıyorsa ve bu kültür şirkette yerleştiyse mümkündür.

İş programı MS Project ile çok detaylı olarak hazırlanabilir ve içine birçok bilgiler yazılabilir fakat Primavera ile daha önceden çalışmadığım için bu konu hakkında bir yorum yapamam. Türkiye’de iş programıyla çalışma kültürü olmadığından bunu isteyen mal sahibi de işi yapan müteahhit de aslında iş programının ne olduğunu tam olarak bilmiyorlar. Şöyle ki iş programı değiştirilemez bir belge değildir, tabii ki revize edilebilir fakat revize edilmesi için gerekli olan proje değişikliği eksik emekten kaynaklı gecikmeler yazılı olarak beyan edilmeli ve bu beyanlara atıf yapılarak revizyon olmalıdır. Örneğin taşeron eksik işçi getirdiğinden iş geciktiğinde bunu müteahhit firma, iş programındaki adam saat değerlerini göstererek getirilmesi gereken işçiyi ve puantaj tablosundaki durumu da göstererek aradaki farktan oluşan gecikmeyi mal sahibine beyan ederse buna uygun iş programını elbette revize etmelidir. Aynı şekilde geciken malzeme de teslim tarihine göre satın alma ve genel iş programındaki farklar açıklanarak iş programında revizyon yapılması gereklidir. Sonuçta iş programı bu tip değişikliklerinde takip edildiği bir enstrüman da olmalıdır. Kaçıncı revizyon, neden bu kadar revizyon?. gibi.

Mal sahibi ile Müteahhit arasındaki en uygun koordinasyon şekli ise haftalık toplantılardır. Bu toplantılar projenin birçok sorununu çözmek için en uygun fırsatlardır. Toplantı günü sabahı veya önceki gün toplantı konularını ve toplantıya girecek kişiler mail olarak bildirilir. Toplantı her zaman yazılı olarak yapılır ve kim neden bahsetmişse tutanağında yazılır. Sorunlar ve alınan kararlarında yer aldığı bu toplantı tutanağı toplantı sonunda herkes tarafından imzalanır ve bu belge yapılacakların takip edildiği eğer yapılmamışsa sonraki toplantıda neden yapılmadığının sorulduğu bir takip listesi olur. Eğer böyle olmazsa toplantılar boşuna konuşulan bir gövde gösterisi haline gelir ki toplumumuz bu hareketlere çok meyillidir. Bu toplantılarda ve aylık raporlarda kullanılacak olan malzemelerin özellikle ince işler malzemesi seçimi ve onayı için de en uygun bir ortamdır. Mal sahibinin veya vekilinin aklındakileri de sözlü olarak bu toplantılarda alınır.

Bütün bunlar ilave bir iş yükü değil projeyi daha aktif ve her detayına vakıf olarak yönetmek için gerekli olan süreçlerdir ve uygulandığında hesap verebilirlik oranı artar. Günlük şantiye raporu üzerinde veya ayrıca günlük hakediş çıkartılırsa bu ise harika bir uygulama olur çünkü takip edilebilme seviyesi çok artar. Bunun için ise sahada biten imalatın kontrol veya müşavir firma tarafından sahada kontrol edilip yazılı onaylaması ve böylece oluşan onay formlarının aynı gün günlük hakedişe işlenmesi ile ortaya çıkar ki bu iş aylık hakediş için günlük olarak hazırlanıp ay-dönem sonunda hakedişin tamamlanması ve onay formları ile de ispatı olarak büyük bir kolaylık ve fayda sağlar. Hakediş zamanı yapılması gereken varsa ataşman işleri kalır metraj ve hesapları zaten günlük teslim onay formlarıyla yapılmış olur.